提交时间表

提案必须在 2 月 10 日之前提交。该奖项最迟将于3月1日颁发。最终视频必须在 6 月 30 日之前交付。

提交标准

提交的内容必须至少包含以下元素：

公司的描述，包括总体概况、创意团队的姓名和资质、全职员工的数量。 一页的叙述概述了公司的优势以及可能与 AJC Health 相关的独特技能或能力。 为当前和过去的客户创建的多通道视频内容、音频样本和项目管理计划的代表性选择。 询价模板

下面，我添加了我最喜欢的 RFP 模板之一。 （这是我们在 HubSpot 的，所以我可能有点有偏见。）

您可以使用此模板来构建您的初始结构，但我建议您定制 RFP 以最好地表达您公司的需求。

征求建议书样本 一、简介

背景

AJC Health 是一家总部位于华盛顿特区的健康传播公司。我们的使命是帮助青少年和年轻人过上更健康的生活。

十多年来，我们通过提供营销和传播服务（包括营销活动开发、文案撰写和多媒体项目支持）帮助客户实现其目标。

项目概述

此提案征集 (RFP) 的目的是邀请专门从事教育目的视频制作、真人表演、动画和多媒体的企业向我们公司提交提案。

我们目前正在寻找合格的供应商来支持代表 DoGoodGov 开发公共卫生视频系列。我们的目标是建立品牌知名度、增加网络流量并增加我们的 YouTube 营销投资回报率。

2. 预算和要求的服务

预算

该项目的预算为 12,750 美元。

工作范围

选定的公司将负责构思、制作和交付一个由三部分组成的视频系列，以教育青少年和年轻人了解健康生活方式的好处。

任务包括但不限于以下标准：

构思视频概念 编写和编辑视频脚本 多媒体（音频/视频）内容开发 捕获、导入和组织原始媒体 编辑视频片段和音频文件 创建静态和动态图形 添加音乐、画外音和音效 提供多格式视频文件（例如 YouTube、社交媒体、网络） 满足视频第 508 节合规性要求 一般账户管理 其他需要的帮助 3. 完成障碍

作为一个联邦实体，DoGoodGov 需要所有材料，包括多媒体资料目的，以满足第 508 条合规性的要求。供应商必须具备视频制作 508 合规性方面的专业知识。

4. 评选标准

理想的供应商：

拥有制作真人、动画、截屏视频、白板和教育视频等各种格式的高质量视频的经验 从构思、制作、修改到最终交付都有清晰的流程 具有为教育目的制作视频的经验（公共卫生知识和经验优先） 已展现出对第 508 节合规性要求的了解 能够提供高度响应、协作且透明的沟通流程 5. 提交流程

联系信息

提交内容可以在提交截止日期前通过邮件或电子方式发送。

项目名称或描述：视频制作服务 公司名称： AJC 健康 地址：豪伊大道123号 城市、州、邮政编码：Silver Spring, MD 20906 采购联系方式人物：Alana Chinn PCP 电话号码：123-456-7890 PCP 电子邮件地址：achinn@consulting.com 传真号码： 不适用

时间轴

提案必须在 2 月 10 日之前提交。该奖项最迟将于3月1日颁发。最终视频必须在 6 月 30 日之前交付。

提交标准

提交的内容必须至少包含以下元素：

公司的描述，包括总体概况、创意团队的姓名和资质、全职员工的数量。 一页的叙述概述了公司的优势以及可能与 AJC Health 相关的独特技能或能力。 为当前和过去的客户创建的多通道视频内容、音频样本和项目管理计划的代表性选择。 撰写 RFP 的技巧

以下是我的三个技巧，可帮助您优化 RFP，从而获得供应商的高响应率。

1. 保持沟通渠道畅通。

提供访问联系人表明您的公司对供应商响应流程进行了投资，并帮助您主动建立融洽的关系。

如果您的时间表具有灵活性，我还建议您鼓励潜在供应商在提交提案之前提出问题并寻求澄清。

他们越了解您的需求，他们的建议就会越好。

2. 确保您的 RFP 详细且可扫描。

如果我是供应商，如果项目细节不充分或不清楚，我就不太可能回复您的 RFP。但是，您需要在提供足够但不过多的细节之间取得平衡。

我喜欢确保每个部分都定义明确，并且文档易于浏览。为此，我充分利用了格式选项，例如项目符号和标题。

这使我能够以易于理解的方式提供必要的信息。

3. 在发布之前校对您的 RFP。

最后但同样重要的是？校对您的 RFP——然后再次校对。为什么？因为即使是很小的错误也可能会破坏项目时间表。

您能想象如果您的预算详细信息中漏掉了一个零，或者您的提案截止日期填错了会怎样吗？两者都可能迫使整个 RFP 流程重新启动并浪费宝贵的时间。

仅仅想到这一点就足以确保我永远不会跳过这一步。

继续进行 RFP

看，这有点令人兴奋……对吧？好吧，至少，我希望这有助于简化您的 RFP 流程。

编者注：本文最初于 2018 年 6 月发布，为了全面性已进行更新。