3。利用会议民意调查资源。

当我与三个以上的人协调会议时，我发现像救生员这样的民意测验工具。上个季度，我需要安排与三个部门的团队成员进行季度计划会议。我没有处理15个以上的答复 - 我创建了一项民意调查，使我们在一个小时内与我们保持一致。

这是涂鸦上的外观：

我发现的最佳作用：

共享不超过5-6个时间插槽。 设置明确的民意调查截止日期（我通常给24-48小时）。 包括有关会议长度和任何需要的准备工作的注释。

在民意调查处于活动状态时，我总是会阻止日历上提议的时间。没有什么比重新启动过程更糟糕的了，因为您的最高投票时间插槽不再可用！

最适合：

团队与4个以上的人会议。 需要重新安排的经常会议。 跨部门坐标。 与外部利益相关者的活动计划。 4。找到普通的免费Google日历上的时间。

我偶尔会在多个时区管理远程团队，因此我已经成为Google日历“找到时间”功能的权力用户。该工具已成为我内部会议的秘密武器，每月在坐标时间为我节省了数小时。 （PSST：稍后有关此信息的更多说明！）

我喜欢这种方法：

您可以在单个视图中看到每个人的可用性。 它会自动考虑时区。 您可以快速发现共同的自由时间。 它尊重人们的工作时间和繁忙/自由设置。

专业提示：在安排团队会议时，我发现了使用“周”视图而不是“ Day”视图的最大成功。它使我更广泛地了解了每个人的可用性，并可以帮助我发现模式（例如，当团队成员通常会阻止聚焦时间时）。

我学到的最佳实践：

始终检查每个参与者的时区指示器。 在会议的两侧查找至少15分钟的缓冲区。 双检查AGA在不同地区的假期。 考虑在日历中设置工作时间，以使安排更加容易。

5。录制会议或异步视频，并将其发送给无法参加会议的利益相关者。

努力寻找适合我们Apac团队成员的会议时间后，我成为了异步录像的巨大拥护者。我估计这种方法可以在坐标时间内节省大约10个小时的团队，同时确保每个人都保持了解。

我的异步视频工作流程：

记录5-10分钟的视频涵盖关键点。 在说明中添加时间戳以方便导航。 与简短的书面摘要共享录音。 为问题或反馈设定明确的截止日期。

我发现最有效的是：

将视频保持在10分钟以下（此后参与度大大下降）。 从最重要的信息开始。 使用屏幕共享进行视觉演示。 启用视频播放速度选项。

最适合：

状态更新TES 产品示范 培训课程 项目开球 团队公告

专业提示：我用于大多数录音，因为它会自动生成成绩单，并允许观众留下时间标记的注释。这使我们的团队与异步更新的参与度增加了大约60％。

这是可以的样子：

6。预定一个经常出现的会议时间。

经过多年的安排头痛，我发现重复的会议是最终的“设置并忘记它”解决方案。去年，当我接管我们的内容团队时，我用战略性的重复插槽代替了临时会议，减少了与计划有关的电子邮件。

我的重复会议框架：

每周。团队站立和1：1。 每两周一次。项目检查和冲刺计划。 每月。全手和战略评论。 季刊。计划会议和评论。

专业提示：我总是安排25或50分钟的重复会议，而不是30或60。Uffer防止背靠背遇到疲劳，并让每个人都有时间为他们的下一个电话做准备。

我学到的最佳作用：

选择一致的日常时间（例如，“每个星期二的营销同步”上午10点”）。 设定明确的取消政策（如果50％的主要利益相关者无法参加，我们取消）。 季度审查并调整经常性会议。 在重复邀请中包括标准议程模板。