大多数人对他们的电子邮件收件箱都是又爱又恨。一方面，电子邮件非常有用——无论您是与客户取得进展、用（效率更高的）电子邮件线程取代会议，还是收到有趣的社交聚会的邀请。

但另一方面，电子邮件可能会让人不知所措——尤其是在您失去控制的情况下。男孩很容易失去控制。我们中的许多人定期受到新电子邮件的轰炸，并且知道我们可能会在大量不太相关的内容中错过真正重要的内容，这让我们感到很有压力。

幸运的是，有很多工具可以帮助我们变得更加成熟。在这篇文章中，我们将介绍如何最好地利用您的电子邮件，并建议一些工具来简化该过程。

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如何调整您的电子邮件

在我们深入研究可帮助您控制收件箱的工具之前，让我们先回顾一下可帮助您维护收件箱的一些基本最佳实践。尽可能电子邮件化。以下是我们的三个黄金法则：

删除您不需要的旧电子邮件。我仍然收到 2006 年活动的电子邮件邀请，其中大部分我什至从未参加过。我需要它们吗？不，我应该删除它们吗？是的。清除收件箱中的所有内容，除了新电子邮件和以前的电子邮件（您稍后绝对需要参考）。你甚至可以。 取消订阅。严重地。我们都有那些我发誓你真的会尽快阅读这份新闻通讯的电子邮件。你不会去读它们——把它们扔掉。下面的一些工具将帮助您批量完成此操作。 合并多个电子邮件帐户。我坚信将工作和个人电子邮件分开——但有时，必须在两者之间切换并不利于保持专注。下面的一些工具可以帮助您整合不同的电子邮件地址 - 例如，Mac 设备上的 Mail 和 iCal 允许您在一个地方简化多个帐户。 调整 Ema 的最佳方式伊尔

现在我们已经介绍了一些电子邮件处理的基础知识，让我们深入探讨如何最好地完成这项任务。

1.使用标签和文件夹

您不能简单地删除所有电子邮件，因此一种简单的方法是为重要的事情创建标签和文件夹。将电子邮件存储在文件夹中可以使它们远离您的主收件箱并减少混乱。

如果您收到一堆与某个主题相关的电子邮件，您可以将这些文件夹命名为“需要尽快回复”，或者以特定项目命名。标签是您可以部署的另一种工具。每个邮件提供商都会略有不同，但如果使用 Gmail，标签的功能就像便签一样，并且不会像文件夹那样从收件箱中移动电子邮件。相反，您可以搜索标签名称并查看带有该特定标签的所有电子邮件。

2. 对重要电子邮件加注星标或标记

大多数电子邮件提供商都会附带星号或旗帜（或两者兼而有之）功能，使您能够标记要稍后再查看的电子邮件。标记使用标记或星号标记电子邮件不会将其从收件箱中删除，但可以快速为您提供下一步要关注的电子邮件的直观表示。

在 Gmail 中，只需打开收件箱并点击邮件左侧的星号即可。如果您想查看所有已加星标的电子邮件，请点击左侧菜单中的“已加星标”，如下图所示。

在 中，您可以标记电子邮件，而不是加星标。转到您的收件箱，然后点击您要标记的邮件旁边的标记列。从那里，您可以选择为自己设置跟进的截止日期。

3. 设置过滤器

无论您处理得多么好，总会有源源不断的新电子邮件进入您的收件箱。应用过滤器可以帮助您管理收到的新电子邮件。过滤器是您可以应用于传入邮件的规则，这些规则会自动将它们发送到正确的文件夹、添加正确的标签、存档或删除它们。

设置过滤器可能会很复杂其他电子邮件提供商，但对于 Gmail 用户来说，这非常简单。要在 Gmail 中创建新过滤器：

转到您的收件箱 在顶部的搜索框中，单击“显示搜索选项”。 输入您的搜索条件。如果您想检查搜索是否正确，请单击“搜索”查看显示的电子邮件。 在搜索窗口底部，单击“创建过滤器”。 选择您希望过滤器执行的操作。 单击创建过滤器。

对于 Outlook 用户，您可以找到 的分步说明。

4.使用存档功能

有时，您可能会收到一些不重要或不像其他邮件那么紧急的电子邮件，但也不准备删除。对于这些，您可以使用存档功能将其从收件箱中删除并存储以供以后使用。

例如，您可以存档电子邮件以供将来的任务使用。准备好完成任务后，您可以提取电子邮件，完成任务，并在完成后将其删除。

5.定期清理收件箱

我们春季​​大扫除和整理定期查看我们的家，您的电子邮件收件箱也应该如此。我们每天都被电子邮件淹没，很容易让它失去控制——即使使用上面的调整技巧也是如此。

这就是为什么定期整理收件箱很重要，这样它就不会变得如此不堪重负。考虑每月或每季度清理一次收件箱。如需更详细的清单，请查看我们的提示。

13 个优化电子邮件的工具 1. 价格：免费；提供付费版本

是否想知道谁打开了您的电子邮件以及何时、多少次以及从何处打开？当您 时，您可以选择每当有人打开或单击您电子邮件中的链接时接收实时通知。它与 Gmail 和 Outlook 集成。

另一个很酷的功能是当您打开电子邮件线程时会弹出联系信息侧边栏。它包括有关您要向其发送电子邮件的人的所有相关信息，包括过去的联系历史记录（有点像）、社交媒体内容、相互联系等。很快，该扩展程序将允许您安排稍后发送的电子邮件。

提供电子邮件打开通知 - 以及安排稍后发送电子邮件的功能，以及一些其他功能。对于无限制的打开和点击通知（以及一系列其他升级功能），您可以每月支付 45 美元。

2. 价格：免费；提供付费版本

允许您从一个方便的桌面应用程序访问和使用您的所有电子邮件帐户。不仅如此，您还可以访问大量应用程序和扩展程序，包括、Grammarly、Asana、WhatsApp 等等。

Shift 还具有出色的搜索功能，适用于您的所有帐户，因此您可以快速检索和恢复对话。使用 Shift 等工具的最大好处是您的所有工作和工作流程都集中在一个地方。使用此功能，您可以节省大量在应用程序和电子邮件帐户之间切换的时间。

3. 价格：免费e

要让您的收件箱摆脱所有电子邮件的困扰，第一步是取消订阅您多年来订阅的所有新闻通讯。但手动取消订阅数十甚至数百份时事通讯将需要很长时间。

Enter，一个免费工具，可让您批量取消订阅所有您不读的新闻通讯。您可以一次性清除所有内容并取消订阅，也可以选择。

4. 价格：基于订阅；提供免费试用

Clean Email 提供了一套工具来快速整理和整理您的收件箱。借助智能文件夹和自动清理规则等功能，它可以通过对消息进行分组来自动处理电子邮件，从而轻松批量管理它们。退订功能可让您轻松选择退出所有不需要的新闻通讯和促销电子邮件。

为了安全起见，筛选器会阻止来自未知发件人的电子邮件，将它们放在单独的文件夹中以供审核。 Auto Clean 自动分类新的 emai基于自定义规则，隐私监视器会提醒您涉及您的电子邮件的数据泄露。

其他功能包括用于按类型对电子邮件进行分类的智能文件夹、根据您的电子邮件偏好和习惯量身定制的清理建议，以及使用“稍后阅读”和“暂停”选项来管理订阅的功能。 Clean Email 还提供活动摘要，让您随时了解收件箱管理情况。

该应用可在网络、iOS、macOS 和 Android 上使用，可与所有基于 IMAP 的电子邮件提供商合作，并确保您的数据的私密性和安全性，绝不会出售给任何第三方。

5. 价格：免费；提供付费版本

Hiver 的电子邮件管理系统将您的收件箱转变为强大的帮助台，提供无与伦比的效率和协作。借助 Hiver，您可以直接从收件箱管理所有支持渠道 - 电子邮件、聊天、语音和 WhatsApp，无需单独的帮助台。这种集成简化了通信化，确保问责制，并提高整个团队的可见性。

Hiver 旨在简化工作流程、自动化任务并提供富有洞察力的分析，使您的团队能够提供卓越的客户支持，而不会弄乱收件箱。有大量的化和协作功能，包括：

将电子邮件分配为任务：根据团队成员的技能或通过自动循环分配轻松将电子邮件委派给他们。 与 Notes @Mentions 协作：在内部就客户查询进行沟通，无需额外的电子邮件，从而减少收件箱的混乱。 自动化工作流程：利用自动化功能（例如预设响应、电子邮件自动分配和 SLA 策略）节省时间，以确保及时响应。 分析和报告：利用综合分析和报告工具提供的数据驱动见解，做出明智的决策。 多渠道支持：跨多个渠道（电子邮件、聊天、语音和 WhatsApp）管理客户交互精简单一平台。 防止重复响应：当有人回复电子邮件时，冲突警报会通知团队成员，从而防止重复工作。 客户满意度调查 (CSAT)：直接从收件箱收集反馈，以衡量和提高客户满意度。

6. 价格：免费；提供付费版本

这是另一个，这次是为了提醒您 - 甚至您的客户，如果您愿意 - 跟进特定电子邮件。

其工作原理如下：撰写电子邮件，然后在电子邮件的“密件抄送”、“抄送”或“收件人”字段中添加[随时]@followupthen.com。这里的“随时”措辞非常灵活：可以是“tomorrow@followupthen.com”、“nextwednesday@followupthen.com”、“3hours@followupthen.com”、“everyday@followupthen.com”、“every3rdwednesday@followupthen” .com”等。

当您点击“发送”时，该电子邮件会发生什么情况取决于您将 @followupthen.com 电子邮件地址放在何处：

密件抄送：您将收到有关该电子邮件的后续信息（不打扰原始收件人）。 抄送：该工具将为您和收件人安排提醒。 收件人：该工具将向未来的您发送一封电子邮件。

以下视频更详细地介绍了该工具：