当然，最好的开始方式是有人做会议记录。有几种方法可以管理此过程。

首先，您可能有一个专人负责记录，例如助理或协调员。这个人可能就是你。如果是这样，您好，欢迎光临！

其次，您可以选择轮流由谁在每次会议上做笔记。这是一个很好的策略，因为它减轻了可能需要在多次会议中做笔记的个人的一些负担。这也有助于提供多样化的笔记风格，使会议纪要更加有趣。

最后，您可以指派多个人在每次会议中记笔记，然后将他们的笔记合并起来。这很有帮助，因为一个人可能会发现并记录另一个人错过的东西。我的团队通常使用这种策略，我发现它非常有用，因为如果有人遇到技术困难或无法解决问题，它还提供了一个安全毯。不再加入会议。

在本指南中，我将分享针对一个人（您！）是唯一记笔记者的情况的提示。

没有什么比参加一个没人知道他们要讨论什么的会议更令人沮丧的了。此类问题可能会导致效率低下和生产力低下，因此通过分享议程来积极主动是有帮助的。

我创建了一个实时运行的文档，并在每次会议发生时不断更新该文档。此 Google 文档链接在会议邀请中，​​以便每个人都可以在自己的时间访问它。

该文档包括会议系列的名称、最近或即将举行的会议日期，以及顶部的议程部分，这有助于指导我以后做笔记。我将议程安排如下：

我主要通过在会议前一天通过电子邮件发送会议邀请与会者列表并询问是否有人有任何议程项目要讨论来完成议程。团队成员直接请通过电子邮件将他们的主题发送给我，然后我将其填写在上表中。该表格位于共享的 Google 文档中，因此每个人都可以查看信息并进行相应的准备。

收集议程项目的另一种方法是在新会议系列开始时提醒个人在每次会议之前滚动填写共享 Google 文档中的议程项目。虽然这赋予了与会者更多的权力，但也让人们更有可能忘记完全输入议程项目。

因此，我建议直接联系并询问议程项目，尤其是定期会议。为了记住这样做，我在每次会议前一天在日历上放置了一个重复提醒。

此方法还可以使事件是否没有议程项目以及会议是否可以取消更加明显。毕竟，满足卫生要求是根本。

会议时间到了，您已准备好进行录制会议纪要！在开始之前，请考虑如何调整笔记。

如前所述，我通常会为定期会议创建一个实时运行的 Google 文档，可以在每次会议期间添加该文档。然而，这不是我自己记笔记的方式。

我认为自己是一个不稳定的个人笔记记录者，我通常在我的 iOS 笔记应用中记下事情。虽然我在疯狂中找到了一种方法，但我尊重这种笔记风格并不适合所有人。这就是为什么我在 Google 文档中采用了更清晰、更具体的会议纪要结构。

注释位于议程和后续步骤下方（我稍后会介绍）。它的大小是这样的：

这种格式适合我和我的团队，因为我们可以立即看到最关键的信息。会议日期对于定期会议尤其重要，列在注释的每个部分的顶部。实际的会议记录有粗体标题并以项目符号形式书写列表。

专业提示：为了节省创建新会议纪要结构的时间，请使用预先存在的记录来保持笔记整洁和一致。

我并不是自吹自擂，但我有一双敏锐的耳朵（15 年的音乐训练就可以做到这一点）和无可挑剔的记忆力，这使我成为一名出色的笔记员。然而，这两个品质也使得逐字记下会议纪要变得容易。

但是，如果人们无法加入，通常不想阅读逐字逐句的会议记录——尤其是如果他们加入的话。准确地复制所讨论的内容很容易，但需要聪明、细心的头脑才能注意到最有意义的内容。

我的策略是自然地抄下会议纪要，然后再仔细阅读并减少内容。如果您不想做额外的工作，您可以从一开始就进行总结。但是，您不想在记录最重要的信息时意外错过一些讨论。

如何最好地总结而不是总结转录会议取决于您所在的行业以及您举办的会议类型。在 Nickelodeon 的会议中，我会搜索一些关键词，提醒我所共享的信息对某些人来说是全新的，因此记住这一点至关重要。

我还记录任何辩论或投票的结果，例如我们是否投票选出我们最喜欢的新系列关键艺术版本，以及需要在前进的流程中实施的任何广泛公告或即将发生的更改，例如团队正在招聘新的代理机构。